Bạn sẽ học được

• ✅ Khi nào bắt buộc xuất hóa đơn điện tử
• ✅ Loại hóa đơn nào dành cho hộ kinh doanh
• ✅ Quyền và nghĩa vụ của người bán và người mua
• ✅ Cách xử lý khi xuất hóa đơn sai sót
• ✅ Phân biệt hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh

1. Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử?

Bảng quy định về sử dụng hóa đơn

Doanh thu/năm	Yêu cầu hóa đơn
≤ 500 triệu	Không bắt buộc
> 500 triệu - 1 tỷ	Không bắt buộc, khuyến khích sử dụng
> 1 tỷ	Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Loại hóa đơn dành cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh chỉ được sử dụng hóa đơn bán hàng (không phải hóa đơn GTGT).

Có 2 loại:

• Hóa đơn bán hàng điện tử thông thường - Phổ biến nhất
• Hóa đơn bán hàng điện tử khởi tạo từ máy tính tiền - Cho cửa hàng bán lẻ

⚠️ Lưu ý

Hộ kinh doanh KHÔNG được sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn VAT). Loại này chỉ dành cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ.

2. Quyền và nghĩa vụ khi xuất hóa đơn

Nghĩa vụ của người bán (hộ kinh doanh)

• ✅ Lập và giao hóa đơn đầy đủ, chính xác cho người mua
• ✅ Quản lý hóa đơn theo quy định
• ✅ Chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn

Quyền và nghĩa vụ của người mua

Quyền:

• Được yêu cầu người bán xuất hóa đơn
• Sử dụng hóa đơn hợp pháp theo quy định
• Khiếu nại nếu hóa đơn không đúng

Nghĩa vụ:

• Sử dụng hóa đơn đúng mục đích
• Cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu

💡 Điểm quan trọng

Người mua có quyền KHÔNG lấy hóa đơn. Nghị định không bắt buộc người mua phải cung cấp thông tin để lấy hóa đơn.

Tuy nhiên, nên khuyến khích khách hàng lấy hóa đơn bằng cách:

• Tặng điểm tích lũy
• Giảm giá cho lần mua sau
• Tham gia chương trình quay thưởng

Lý do: Hóa đơn là bằng chứng để khách hàng bảo hành, đổi trả, hoặc khiếu nại nếu có vấn đề.

3. Thông tin bắt buộc trên hóa đơn

Khi người mua cung cấp thông tin

Hóa đơn phải có đầy đủ:

• Tên người mua (hoặc tên đơn vị)
• Mã số thuế (nếu là doanh nghiệp/hộ kinh doanh)
• Địa chỉ
• Tên hàng hóa/dịch vụ
• Số lượng, đơn giá, thành tiền

Khi người mua KHÔNG cung cấp thông tin

Nếu bán cho cá nhân tiêu dùng không lấy hóa đơn:

• Vẫn phải lập hóa đơn (với hộ bắt buộc sử dụng hóa đơn)
• Phần thông tin người mua có thể ghi "Người mua không lấy hóa đơn" hoặc "Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế"

⚠️ Lưu ý quan trọng

Nếu bán cho doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh khác (họ dùng hóa đơn để kê khai thuế), BẮT BUỘC phải có đầy đủ thông tin người mua trên hóa đơn.

4. Xử lý hóa đơn sai sót

Khi nào cần xử lý?

• Sai tên người mua, địa chỉ, mã số thuế
• Sai tên hàng hóa/dịch vụ
• Sai số lượng, đơn giá, thành tiền
• Thiếu mặt hàng

Hai cách xử lý

Cách xử lý	Khi nào dùng
Hóa đơn thay thế	Sai nhiều chỗ, khó điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh	Sai 1-2 chỗ đơn giản (số lượng, đơn giá)

⚠️ Nguyên tắc bắt buộc

Phải thỏa thuận với người mua trước khi lựa chọn thay thế hay điều chỉnh. Không được tự ý xử lý mà không có sự đồng ý của bên mua.

5. Hóa đơn thay thế

Khi nào nên dùng?

• Hóa đơn gốc sai nhiều chỗ, khó điều chỉnh từng chỗ
• Thiếu hẳn một mặt hàng (không thể điều chỉnh vì mặt hàng chưa có trên hóa đơn gốc)
• Sai sót phát hiện trước khi kê khai thuế (nên dùng thay thế cho đơn giản)
• Hai bên mua-bán thống nhất lập thay thế

Cách lập hóa đơn thay thế

1. Liên hệ người mua, thống nhất phương án thay thế
2. Lập biên bản thỏa thuận (nếu cần)
3. Vào phần mềm hóa đơn điện tử, chọn Lập hóa đơn thay thế
4. Hệ thống tự động ghi dòng: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... Ký hiệu... Số... Ngày..."
5. Nhập lại toàn bộ thông tin ĐÚNG
6. Ký số và gửi cho người mua

🛒 Ví dụ

Hóa đơn gốc (số 0001, ngày 15/3):

Hàng hóa	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
Sản phẩm C	100	2,000,000	200,000,000
Sản phẩm D	200	1,000,000	200,000,000
Tổng			400,000,000

Phát hiện sai: Sản phẩm D đơn giá đúng phải là 900,000 (không phải 1,000,000)

Hóa đơn thay thế (số 0005, ngày 20/3):

"Thay thế cho hóa đơn Mẫu số 01BH Ký hiệu AA/22E Số 0001 Ngày 15/3/2026"

Hàng hóa	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
Sản phẩm C	100	2,000,000	200,000,000
Sản phẩm D	200	900,000	180,000,000
Tổng			380,000,000

Nguyên tắc quan trọng của hóa đơn thay thế

1. Hóa đơn gốc không còn giá trị sử dụng
2. Kê khai thuế dựa trên số liệu của hóa đơn thay thế
3. Nghĩa vụ thuế vẫn tính theo thời điểm hóa đơn gốc (ví dụ: gốc quý 1, thay thế quý 2 → vẫn kê vào quý 1)

6. Hóa đơn điều chỉnh

Khi nào nên dùng?

• Sai sót đơn giản (1-2 chỉ tiêu): số lượng, đơn giá
• Sai sót phát hiện sau khi đã kê khai thuế
• Hai bên mua-bán thống nhất lập điều chỉnh

Cách lập hóa đơn điều chỉnh

1. Liên hệ người mua, thống nhất phương án điều chỉnh
2. Vào phần mềm hóa đơn điện tử, chọn Lập hóa đơn điều chỉnh
3. Hệ thống tự động ghi dòng: "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... Ký hiệu... Số... Ngày..."
4. Chỉ ghi phần chênh lệch (tăng hoặc giảm)
5. Ký số và gửi cho người mua

### Nguyên tắc của hóa đơn điều chỉnh

1. Hóa đơn gốc **vẫn có giá trị**
2. Số liệu kê khai = Hóa đơn gốc ± Hóa đơn điều chỉnh
3. Cần lập tờ khai bổ sung nếu điều chỉnh làm thay đổi số thuế

---

## 7. So sánh thay thế và điều chỉnh

| Tiêu chí | Hóa đơn thay thế | Hóa đơn điều chỉnh |
|----------|------------------|-------------------|
| Hóa đơn gốc | Không còn giá trị | Vẫn có giá trị |
| Nội dung | Ghi lại toàn bộ thông tin đúng | Chỉ ghi phần chênh lệch |
| Phù hợp khi | Sai nhiều chỗ, thiếu mặt hàng | Sai 1-2 chỗ đơn giản |
| Kê khai thuế | Theo số liệu hóa đơn thay thế | Gốc ± Điều chỉnh |

---

## 8. Câu hỏi thường gặp

### ❓ Xuất hóa đơn sai mà chưa gửi cho khách, xử lý thế nào?

Nếu hóa đơn **chưa có mã của cơ quan thuế**: Hủy và lập lại.

Nếu hóa đơn **đã có mã**: Phải lập thay thế hoặc điều chỉnh.

### ❓ Khách không muốn lấy hóa đơn, có phải xuất không?

- Nếu doanh thu **bắt buộc** dùng hóa đơn (> 1 tỷ): Vẫn phải xuất, có thể để trống thông tin người mua
- Nếu **không bắt buộc**: Không cần xuất

### ❓ Lập thay thế hay điều chỉnh, cái nào tốt hơn?

Không có cái nào "tốt hơn", tùy tình huống:
- Sai nhiều, phức tạp → **Thay thế** (dễ hiểu, rõ ràng)
- Sai ít, đơn giản → **Điều chỉnh** (nhanh gọn)

### ❓ Có bị phạt khi xuất hóa đơn sai không?

Nếu **tự phát hiện và xử lý** trước khi cơ quan thuế kiểm tra → Thường không bị phạt.

Nếu cơ quan thuế phát hiện → Có thể bị phạt tùy mức độ vi phạm.

---

## Checklist: Xuất hóa đơn đúng cách

### Trước khi xuất
- [ ] Xác nhận thông tin người mua (tên, MST, địa chỉ)
- [ ] Kiểm tra tên hàng hóa/dịch vụ
- [ ] Kiểm tra số lượng, đơn giá

### Sau khi xuất
- [ ] Gửi hóa đơn cho người mua
- [ ] Lưu trữ hóa đơn theo quy định

### Khi phát hiện sai
- [ ] Liên hệ người mua ngay
- [ ] Thỏa thuận phương án xử lý (thay thế/điều chỉnh)
- [ ] Lập biên bản (nếu cần)
- [ ] Xử lý trong phần mềm hóa đơn
- [ ] Điều chỉnh tờ khai thuế (nếu ảnh hưởng đến số thuế)

---

## ⚠️ Sai lầm thường gặp

1. **Tự ý lập thay thế/điều chỉnh mà không thông báo người mua** → Người mua có thể từ chối nhận.

2. **Quên điều chỉnh tờ khai thuế** khi hóa đơn điều chỉnh làm thay đổi số thuế.

3. **Thiếu mặt hàng mà dùng hóa đơn điều chỉnh** → Sai! Phải dùng hóa đơn thay thế.

4. **Không lưu trữ biên bản thỏa thuận** → Khó giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

---

## Bài tiếp theo

👉 [Chi phí nào được trừ thuế khi kinh doanh?](05-chi-phi-duoc-tru-thue.md) - 7 loại chi phí được ghi nhận và cách tính đúng.

---

> 💼 **GTG CRM** tích hợp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử, giúp bạn xuất hóa đơn trực tiếp từ đơn hàng chỉ với 1 click. [Tìm hiểu thêm →](https://gtgcrm.com)