你将学习

• ✅ 何时必须开具电子发票？
• ✅ 个体户适合开具哪种类型的发票？
• ✅ 卖方和买方的权利和义务
• ✅ 如何处理开具发票时出现的错误
• ✅ 区分补发发票和调整发票

1. 什么情况下需要开具电子发票？

关于发票使用的规定

家庭企业的发票类型

家庭企业只允许使用销售发票（不可以使用增值税发票）。

有两种类型：

• 标准电子销售发票- 最常用
• 零售商店收银机生成的电子销售发票

笔记

家庭企业不得使用增值税发票（VAT发票）。此类发票仅适用于采用扣除法的企业。

2. 开具发票时的权利和义务

卖方（企业/家庭）的义务

• ✅ 准备并向买家开具完整准确的发票。
• ✅ 按照规定管理发票
• ✅ 负责发票的准确性

买方的权利和义务

权利：

• 请卖家开具发票。
• 请使用符合相关法规要求的合法有效发票。
• 如果发票有误，请提出投诉。

义务：

• 请将发票用于其既定用途。
• 按要求向主管机关提供信息。

💡 关键点

买方有权不索取发票。该法令并未要求买方提供任何信息即可获得发票。

但是，应该鼓励顾客索取收据：

• 奖励积分
• 下次购物可享折扣。
• 参加抽奖活动。

原因：发票可作为客户在出现任何问题时申请保修、换货或投诉的凭证。

3. 发票上需要包含的信息

当买方提供信息时

发票必须包含以下所有内容：

• 买方名称（或实体名称）
• 税务识别号码（如果是企业/家庭企业）
• 地址
• 商品/服务名称
• 数量、单价、总金额

当买方未提供信息时

如果销售对象是未索取发票的个人消费者：

• （对于必须使用发票的家庭）仍需开具发票。
• 买方信息部分可以写明“买方未索取发票”或“买方未提供姓名、地址或税务识别号”。

⚠️ 重要提示

如果将商品出售给其他企业或家庭企业（他们使用发票进行税务申报），则必须在发票上包含买方的完整信息。

4. 处理错误发票

何时需要治疗？

• 买家姓名、地址和税务识别号错误。
• 产品/服务名称错误
• 数量、单价或总金额错误。
• 商品已售罄。

有两种处理方法。

⚠️ 强制性原则

进行任何更换或调整前，必须先征得买方的同意。未经买方同意，不得采取任何行动。

5. 补发发票

何时使用？

• 原始发票存在诸多错误，难以逐一纠正。
• 有一件商品完全缺失（由于该商品不在原始发票上，因此无法进行调整）。
• 报税前发现的错误（应该使用更简单的替代方法）
• 买卖双方同意设立替代方案。

如何创建替换发票

1. 联系买家并商定替代方案。
2. （如有必要）准备书面协议。
3. 在电子发票软件中，选择“创建替换发票”。
4. 系统会自动记录以下行： “发票表格编号...符号...编号...日期...”
5. 请重新正确输入所有信息。
6. 进行电子签名并发送给买家。

例子

原始发票（编号 0001，日期为 3 月 15 日）：

检测到错误：产品 D 的正确单价应为 900,000（而不是 1,000,000）。

补发发票（编号 0005，日期 3 月 20 日）：

商品"Thay thế cho hóa đơn Mẫu số 01BH Ký hiệu AA/22E Số 0001 Ngày 15/3/2026"

补发发票的关键原则

1. 原发票已失效。
2. 纳税申报表是基于替代发票的数据编制的。
3. 纳税义务仍按原始发票日期计算（例如：原始发票在第一季度，补发发票在第二季度 → 仍记录在第一季度）。

6. 调整发票

何时使用？

• 简单错误（1-2项）：数量、单价
• 报税后发现的错误。
• 买卖双方均同意做出调整。

如何创建调整发票

1. 联系买方并商定修改后的方案。
2. 在电子发票软件中，选择“创建调整发票”。
3. 系统自动记录以下行： “发票调整单号……符号……编号……日期……”
4. 只记录差值（增加或减少）。
5. 进行电子签名并发送给买家。

 ### Nguyên tắc của hóa đơn điều chỉnh 1. Hóa đơn gốc **vẫn có giá trị** 2. Số liệu kê khai = Hóa đơn gốc ± Hóa đơn điều chỉnh 3. Cần lập tờ khai bổ sung nếu điều chỉnh làm thay đổi số thuế --- ## 7. So sánh thay thế và điều chỉnh | Tiêu chí | Hóa đơn thay thế | Hóa đơn điều chỉnh | |----------|------------------|-------------------| | Hóa đơn gốc | Không còn giá trị | Vẫn có giá trị | | Nội dung | Ghi lại toàn bộ thông tin đúng | Chỉ ghi phần chênh lệch | | Phù hợp khi | Sai nhiều chỗ, thiếu mặt hàng | Sai 1-2 chỗ đơn giản | | Kê khai thuế | Theo số liệu hóa đơn thay thế | Gốc ± Điều chỉnh | --- ## 8. Câu hỏi thường gặp ### ❓ Xuất hóa đơn sai mà chưa gửi cho khách, xử lý thế nào? Nếu hóa đơn **chưa có mã của cơ quan thuế**: Hủy và lập lại. Nếu hóa đơn **đã có mã**: Phải lập thay thế hoặc điều chỉnh. ### ❓ Khách không muốn lấy hóa đơn, có phải xuất không? - Nếu doanh thu **bắt buộc** dùng hóa đơn (> 1 tỷ): Vẫn phải xuất, có thể để trống thông tin người mua - Nếu **không bắt buộc**: Không cần xuất ### ❓ Lập thay thế hay điều chỉnh, cái nào tốt hơn? Không có cái nào "tốt hơn", tùy tình huống: - Sai nhiều, phức tạp → **Thay thế** (dễ hiểu, rõ ràng) - Sai ít, đơn giản → **Điều chỉnh** (nhanh gọn) ### ❓ Có bị phạt khi xuất hóa đơn sai không? Nếu **tự phát hiện và xử lý** trước khi cơ quan thuế kiểm tra → Thường không bị phạt. Nếu cơ quan thuế phát hiện → Có thể bị phạt tùy mức độ vi phạm. --- ## Checklist: Xuất hóa đơn đúng cách ### Trước khi xuất - [ ] Xác nhận thông tin người mua (tên, MST, địa chỉ) - [ ] Kiểm tra tên hàng hóa/dịch vụ - [ ] Kiểm tra số lượng, đơn giá ### Sau khi xuất - [ ] Gửi hóa đơn cho người mua - [ ] Lưu trữ hóa đơn theo quy định ### Khi phát hiện sai - [ ] Liên hệ người mua ngay - [ ] Thỏa thuận phương án xử lý (thay thế/điều chỉnh) - [ ] Lập biên bản (nếu cần) - [ ] Xử lý trong phần mềm hóa đơn - [ ] Điều chỉnh tờ khai thuế (nếu ảnh hưởng đến số thuế) --- ## ⚠️ Sai lầm thường gặp 1. **Tự ý lập thay thế/điều chỉnh mà không thông báo người mua** → Người mua có thể từ chối nhận. 2. **Quên điều chỉnh tờ khai thuế** khi hóa đơn điều chỉnh làm thay đổi số thuế. 3. **Thiếu mặt hàng mà dùng hóa đơn điều chỉnh** → Sai! Phải dùng hóa đơn thay thế. 4. **Không lưu trữ biên bản thỏa thuận** → Khó giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. --- ## Bài tiếp theo 👉 [Chi phí nào được trừ thuế khi kinh doanh?](05-chi-phi-duoc-tru-thue.md) - 7 loại chi phí được ghi nhận và cách tính đúng. --- > 💼 **GTG CRM** tích hợp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử, giúp bạn xuất hóa đơn trực tiếp từ đơn hàng chỉ với 1 click. [Tìm hiểu thêm →](https://gtgcrm.com)