여러분은 배우게 될 것입니다

• ✅ 전자송장 발행이 의무적인 경우는 언제인가요?
• ✅ 개인사업자에게 적합한 송장 유형은 무엇인가요?
• ✅ 판매자와 구매자의 권리와 의무
• ✅ 송장 발행 시 오류 처리 방법
• ✅ 교체 청구서와 조정 청구서의 차이점

1. 전자 청구서를 발행해야 하는 경우는 언제입니까?

송장 사용에 관한 규정

가정 사업자를 위한 송장 유형

가정 사업자는 매출 송장 만 사용할 수 있으며 부가가치세 송장은 사용할 수 없습니다.

두 가지 유형이 있습니다.

• 표준 전자 판매 송장 - 가장 일반적인 형식
• 소매점용 계산대에서 생성된 전자 판매 송장

메모

가내 사업자는 부가가치세(VAT) 계산서를 사용할 수 없습니다 . 이 유형의 계산서는 공제 방식을 적용하는 사업자에게만 해당됩니다.

2. 송장 발행 시의 권리와 의무

판매자(사업자)의 의무

• ✅ 구매자에게 완전하고 정확한 송장을 작성하여 발행합니다.
• ✅ 규정에 따라 송장을 관리하세요
• ✅ 송장의 정확성에 대한 책임

구매자의 권리와 의무

진상:

• 판매자에게 송장을 발행해달라고 요청하세요.
• 법규에서 요구하는 바에 따라 법적으로 유효한 송장을 사용하십시오.
• 청구서 내용이 잘못된 경우 불만을 제기하세요.

의무:

• 청구서는 본래 목적에 맞게 사용하십시오.
• 요청 시 관련 당국에 정보를 제공하십시오.

💡 핵심 사항

구매자는 송장을 요구하지 않을 권리가 있습니다. 해당 법령은 구매자가 송장을 받기 위해 정보를 제공하도록 요구하지 않습니다.

하지만 고객에게 영수증을 요청하도록 권장하는 방법은 다음과 같습니다.

• 리워드 포인트
• 다음 구매 시 할인 혜택을 드립니다.
• 경품 추첨 프로그램에 참여하세요.

이유: 송장은 고객이 제품 보증, 교환 또는 문제 발생 시 불만을 제기할 수 있는 증빙 자료 역할을 합니다.

3. 송장에 필수적으로 기재해야 하는 정보

구매자가 정보를 제공할 때

청구서에는 다음 사항이 모두 포함되어야 합니다.

• 구매자 이름 (또는 법인명)
• 사업자등록번호 (사업체/가정 사업체인 경우)
• 주소
• 상품/서비스 명칭
• 수량, 단가, 총액

구매자가 정보를 제공하지 않을 경우

송장을 요청하지 않는 개인 소비자에게 판매하는 경우:

• (청구서 사용이 의무화된 가구의 경우) 청구서는 계속 발행해야 합니다 .
• 구매자 정보 섹션에는 "구매자가 송장을 요청하지 않았습니다" 또는 "구매자가 이름, 주소 또는 납세자 식별 번호를 제공하지 않았습니다"라고 표시될 수 있습니다.

⚠️ 중요 사항

다른 사업체나 가내 사업체 (세금 신고를 위해 송장을 사용하는 경우)에 판매하는 경우, 송장에 구매자의 모든 정보를 반드시 기재해야 합니다 .

4. 오류가 있는 송장 처리

치료가 필요한 경우는 언제인가요?

• 구매자 이름, 주소 및 납세자 식별 번호가 잘못되었습니다.
• 잘못된 제품/서비스 이름입니다.
• 수량, 단가 또는 총액이 잘못되었습니다.
• 해당 상품은 품절되었습니다.

이 문제를 해결하는 두 가지 방법.

⚠️ 필수 원칙

어떠한 교체나 조정도 진행하기 전에 구매자의 동의가 필요합니다 . 구매자의 동의 없이는 어떠한 조치도 취할 수 없습니다.

5. 대체 송장

언제 사용해야 할까요?

• 원본 송장에 오류가 많아 각 오류를 개별적으로 수정하기 어렵습니다.
• 한 품목이 완전히 누락되었습니다 (해당 품목은 원래 송장에 없으므로 조정할 수 없습니다).
• 세금 신고 전에 발견된 오류 (더 간단한 대안을 사용해야 합니다)
• 구매자와 판매자는 대체자를 정하기 로 합의했습니다 .

새로운 청구서를 작성하는 방법

1. 구매자에게 연락하여 대안을 협의하십시오.
2. (필요한 경우) 서면 계약서를 작성하십시오.
3. 전자 청구서 소프트웨어에서 "대체 청구서 생성"을 선택하십시오.
4. 시스템은 자동으로 다음 줄을 기록합니다. "송장 양식 번호... 기호... 번호... 날짜 대체..."
5. 모든 정보를 정확하게 다시 입력하십시오.
6. 디지털 서명 후 구매자에게 전송하세요.

예

원본 송장(번호 0001, 날짜 3월 15일):

오류가 감지되었습니다. 제품 D의 정확한 단가는 900,000(1,000,000이 아님)입니다.

재발급 청구서(번호 0005, 발행일 3월 20일):

 상품 "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số 01BH Ký hiệu AA/22E Số 0001 Ngày 15/3/2026"

대체 청구서의 주요 원칙

1. 기존 송장은 더 이상 유효하지 않습니다.
2. 세금 신고서는 대체 송장의 데이터를 기반으로 합니다.
3. 세금 납부 의무는 여전히 최초 송장 발행일을 기준으로 계산됩니다(예: 최초 송장은 1분기, 대체 송장은 2분기에 발행된 경우 → 1분기로 기록됨).

6. 조정 청구서

언제 사용해야 할까요?

• 단순 오류(항목 1~2개): 수량, 단가
• 세금 신고 후 발견된 오류.
• 구매자와 판매자 모두 조정에 동의합니다 .

조정 청구서 작성 방법

1. 구매자와 연락하여 수정된 계획에 합의하십시오.
2. 전자 청구서 소프트웨어에서 "조정 청구서 생성"을 선택하십시오.
3. 시스템은 자동으로 다음 줄을 기록합니다. "송장 조정 양식 번호... 기호... 번호... 날짜..."
4. 차이 (증가 또는 감소)만 기록하십시오.
5. 디지털 서명 후 구매자에게 전송하세요.

 ### Nguyên tắc của hóa đơn điều chỉnh 1. Hóa đơn gốc **vẫn có giá trị** 2. Số liệu kê khai = Hóa đơn gốc ± Hóa đơn điều chỉnh 3. Cần lập tờ khai bổ sung nếu điều chỉnh làm thay đổi số thuế --- ## 7. So sánh thay thế và điều chỉnh | Tiêu chí | Hóa đơn thay thế | Hóa đơn điều chỉnh | |----------|------------------|-------------------| | Hóa đơn gốc | Không còn giá trị | Vẫn có giá trị | | Nội dung | Ghi lại toàn bộ thông tin đúng | Chỉ ghi phần chênh lệch | | Phù hợp khi | Sai nhiều chỗ, thiếu mặt hàng | Sai 1-2 chỗ đơn giản | | Kê khai thuế | Theo số liệu hóa đơn thay thế | Gốc ± Điều chỉnh | --- ## 8. Câu hỏi thường gặp ### ❓ Xuất hóa đơn sai mà chưa gửi cho khách, xử lý thế nào? Nếu hóa đơn **chưa có mã của cơ quan thuế**: Hủy và lập lại. Nếu hóa đơn **đã có mã**: Phải lập thay thế hoặc điều chỉnh. ### ❓ Khách không muốn lấy hóa đơn, có phải xuất không? - Nếu doanh thu **bắt buộc** dùng hóa đơn (> 1 tỷ): Vẫn phải xuất, có thể để trống thông tin người mua - Nếu **không bắt buộc**: Không cần xuất ### ❓ Lập thay thế hay điều chỉnh, cái nào tốt hơn? Không có cái nào "tốt hơn", tùy tình huống: - Sai nhiều, phức tạp → **Thay thế** (dễ hiểu, rõ ràng) - Sai ít, đơn giản → **Điều chỉnh** (nhanh gọn) ### ❓ Có bị phạt khi xuất hóa đơn sai không? Nếu **tự phát hiện và xử lý** trước khi cơ quan thuế kiểm tra → Thường không bị phạt. Nếu cơ quan thuế phát hiện → Có thể bị phạt tùy mức độ vi phạm. --- ## Checklist: Xuất hóa đơn đúng cách ### Trước khi xuất - [ ] Xác nhận thông tin người mua (tên, MST, địa chỉ) - [ ] Kiểm tra tên hàng hóa/dịch vụ - [ ] Kiểm tra số lượng, đơn giá ### Sau khi xuất - [ ] Gửi hóa đơn cho người mua - [ ] Lưu trữ hóa đơn theo quy định ### Khi phát hiện sai - [ ] Liên hệ người mua ngay - [ ] Thỏa thuận phương án xử lý (thay thế/điều chỉnh) - [ ] Lập biên bản (nếu cần) - [ ] Xử lý trong phần mềm hóa đơn - [ ] Điều chỉnh tờ khai thuế (nếu ảnh hưởng đến số thuế) --- ## ⚠️ Sai lầm thường gặp 1. **Tự ý lập thay thế/điều chỉnh mà không thông báo người mua** → Người mua có thể từ chối nhận. 2. **Quên điều chỉnh tờ khai thuế** khi hóa đơn điều chỉnh làm thay đổi số thuế. 3. **Thiếu mặt hàng mà dùng hóa đơn điều chỉnh** → Sai! Phải dùng hóa đơn thay thế. 4. **Không lưu trữ biên bản thỏa thuận** → Khó giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. --- ## Bài tiếp theo 👉 [Chi phí nào được trừ thuế khi kinh doanh?](05-chi-phi-duoc-tru-thue.md) - 7 loại chi phí được ghi nhận và cách tính đúng. --- > 💼 **GTG CRM** tích hợp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử, giúp bạn xuất hóa đơn trực tiếp từ đơn hàng chỉ với 1 click. [Tìm hiểu thêm →](https://gtgcrm.com)