Vous apprendrez

• ✅ 7 types de dépenses enregistrées pour les entreprises à domicile
• ✅ Conditions pour que les dépenses soient déductibles des impôts
• ✅ Comment répartir les dépenses partagées (logement + entreprise)
• ✅ Comment calculer l'amortissement des immobilisations et des outils et équipements

1. Quelles sont les dépenses déductibles ?

Distinguer les « dépenses » des « dépenses déductibles ».

Par exemple

• Vous achetez des biens à une connaissance, vous payez en espèces et vous ne recevez pas de reçu → Il s'agit d'une dépense, mais elle n'est PAS déductible .
• Vous avez acheté les marchandises auprès de l'entreprise et reçu une facture complète → Il s'agit d'une dépense déductible .

Conditions pour que les dépenses soient déductibles

1. ✅ Directement lié aux opérations commerciales
2. ✅ Factures valides et pièces justificatives (ou relevés si nécessaire)
3. ✅ Correspondant aux recettes de la période fiscale

2. Sept types de dépenses sont enregistrés.

Aperçu

3. Détails de chaque type de coût

1. Coûts de location

Inclure:

• Location de boutiques et de salles d'exposition
• frais de location d'entrepôt
• loyer de bureaux

Documents requis :

• Contrat de location
• Facture ou reçu
• Documents de paiement (virement bancaire si > 20 millions)

Cas particulier : Entreprise à domicile

Si vous gérez votre entreprise depuis votre propre domicile (et non un logement loué) :

• Il faut séparer la zone à usage commercial et la zone à usage d'habitation.
• Les coûts d'électricité et d'eau devraient être répartis proportionnellement à la superficie.

Exemple : Une maison de 100 m², dont 30 m² sont utilisés comme commerce → Taux d'occupation commerciale = 30 %

2. Coûts de main-d'œuvre

Inclure:

• Salaires, traitements
• Allocations et subventions
• Prime
• Primes d'assurance (le cas échéant)

Documents requis :

• contrat de travail (ou contrat de service)
• Feuille de temps
• Paie
• Bon de paiement

Note importante

Si vous embauchez des travailleurs saisonniers sans contrat :

• Une liste des biens et services achetés sans factures (formulaire 01/TNDN) doit être établie.
• Déduction de 10 % d'impôt sur le revenu personnel si le paiement dépasse 2 millions de VND par transaction.

3. Coûts de l'électricité

Comment gérer la situation :

Exemple de répartition des coûts d'électricité

Situation : Activité professionnelle à domicile, électricité partagée.

Méthode de calcul :

1. Dressez la liste du matériel utilisé pour l'entreprise (ordinateurs, éclairages, climatiseurs, etc.).
2. Calculer la consommation électrique × nombre d'heures d'utilisation/jour × nombre de jours/mois
3. Multipliez par le prix de l'électricité.
4. = Coûts d'électricité pour les entreprises

Recommandation : Il est conseillé, si possible, d'installer un compteur électrique séparé pour la zone commerciale.

4. Coûts de l'eau

De même, les coûts de l'électricité :

• S'il y a un compteur d'eau séparé → Calculer le montant total
• Si partagé → Répartir proportionnellement.

Remarque : Les coûts de l'eau sont généralement faibles ; si leur valeur est négligeable, vous pouvez envisager de ne pas les inclure dans votre déclaration.

5. Coûts des télécommunications

Inclure:

• Internet
• téléphone fixe
• Téléphones portables (qualité professionnelle)

Comment gérer la situation :

• Il est conseillé de signer un contrat internet distinct pour l'établissement.
• Téléphones portables : Il est difficile de prouver la part utilisée à des fins professionnelles, les déclarations doivent donc être limitées.

6. Frais administratifs et de vente

Inclure:

• Fournitures de bureau (stylos, papier, encre, etc.)
• Outils et équipements (ordinateurs, imprimantes, bureaux, chaises, etc.)
• Amortissement des immobilisations (voitures, motos, grosses machines, etc.)

Distinguer les outils et équipements des immobilisations.

Comment calculer l'amortissement ?

Recette:

 Exemple 1 : Outils et équipements Chi phí mỗi tháng = Giá trị tài sản / Số tháng phân bổ

• J'achète un ordinateur pour 18 millions de VND et je prévois de l'utiliser pendant 3 ans (36 mois).
• Coût mensuel = 18 millions / 36 = 500 000 VND/mois

Exemple 2 : Immobilisations

• Achat d'une voiture pour 1 milliard de VND, dépréciation sur 8 ans (96 mois).
• Coût mensuel = 1 milliard / 96 = 10 416 667 VND/mois

Note concernant la période d'amortissement des immobilisations.

La période d'amortissement doit être conforme à la réglementation du ministère des Finances :

7. Autres dépenses

Inclure:

• Frais d'expédition et de livraison
• coûts de publicité et de marketing
• coûts d'emballage et de conditionnement
• Frais de conférence et d'accueil
• coûts de liquidation d'actifs
• Coûts d'externalisation (comptabilité, conseil, etc.)

Exigences : Les factures/reçus doivent être fournis et être liés aux activités commerciales.

4. Dans les cas où il n'y a pas de facture

Quand faut-il établir l'inventaire ?

Dans certains cas, les dépenses peuvent être enregistrées même sans facture si une liste détaillée est établie :

• Acheter des marchandises auprès d'agriculteurs ou de ménages sans recevoir de factures.
• Embauche de travailleurs saisonniers
• Achetez les ingrédients en petites quantités au marché.

Les informations suivantes sont requises :

• Date
• Nom et adresse du vendeur
• Nom des biens/services
• Quantité, prix unitaire, montant total
• Signatures du vendeur et de l'acheteur

5. Calculez le coût de mise en service de l'actif en milieu de mois.

Exemple : Achat d'un ordinateur le 12 octobre

Information:

• Valeur : 18 millions
• Période d'allocation : 36 mois
• Date de début d'utilisation : 12 octobre

Comment calculer les dépenses d'octobre :

 Chi phí 1 tháng = 18,000,000 / 36 = 500,000 đồng Chi phí 1 ngày = 500,000 / 31 ngày (tháng 10) = 16,129 đồng Số ngày sử dụng tháng 10 = 31 - 12 + 1 = 20 ngày Chi phí tháng 10 = 16,129 × 20 = 322,580 đồng À partir de novembre : Chi phí 1 tháng = 18,000,000 / 36 = 500,000 đồng Chi phí 1 ngày = 500,000 / 31 ngày (tháng 10) = 16,129 đồng Số ngày sử dụng tháng 10 = 31 - 12 + 1 = 20 ngày Chi phí tháng 10 = 16,129 × 20 = 322,580 đồng

Coût = 500 000 VND/mois

Conseils

Si la valeur de l'actif est faible et le coût négligeable, ce dernier peut être calculé pour l'ensemble du premier mois sans avoir besoin d'être calculé quotidiennement.

6. Récapitulatif des dépenses déductibles

7. Foire aux questions

Les dépenses sans factures sont-elles déductibles ?

Principe : Pas de reçu = Pas de déduction.

Exception : Dans certains cas, des listes alternatives sont créées (achats auprès des agriculteurs, embauche de travailleurs saisonniers, etc.).

Les achats effectués en espèces et dépassant 20 millions de VND peuvent-ils bénéficier d'une déduction du prix ?

Non. Conformément à la réglementation, les dépenses supérieures à 20 millions de VND doivent être réglées par virement bancaire pour être déductibles.

Les dépenses personnelles sont-elles déductibles ?

Non. Seules les dépenses directement liées aux activités de l'entreprise sont déductibles.

Si une entreprise familiale calcule ses impôts en fonction de ses revenus, doit-elle également prendre en compte ses dépenses ?

Oui. Même si les impôts sont calculés sur les recettes (sans déduction des dépenses), vous devez tout de même enregistrer les dépenses pour :

• Gestion interne au service
• À des fins d'inspection et d'audit fiscal.
• Vous pouvez opter pour un impôt sur le revenu si vous le souhaitez.

Liste de contrôle : Bien gérer ses dépenses

Tous les jours

• Conservez tous vos reçus d'achat.
• Demandez au vendeur d'émettre une facture pour chaque transaction.
• Paiement par virement bancaire pour les transactions supérieures à 20 millions de VND.

Mensuel

• Récapitulatif des coûts par 7 catégories
• Calculer les coûts d'amortissement.
• Comparer avec les documents comptables.

Fin de l'année

• Examinez tous les coûts.
• Assurez-vous de disposer de la documentation suffisante.
• Préparer les notes de frais à des fins de déclaration fiscale.

Erreurs courantes

1. Ne pas conserver les reçus d'achat → Impossible de justifier la dépense.

2. Paiement en espèces pour les transactions importantes → Dépense non déductible.

3. Inclure des dépenses personnelles dans des transactions commerciales → La violation des réglementations peut entraîner des sanctions.

4. Non répartis en cas d'utilisation conjointe → Dépenses non admises lors des contrôles fiscaux.

5. Période d'amortissement incorrecte → Par exemple, amortir une voiture sur 3 ans au lieu de 6 à 10 ans.

8. Conclusion

Les dépenses déductibles ne correspondent pas à l'intégralité de vos dépenses, mais uniquement à celles directement liées à votre activité, justifiées par des documents valides et conformes aux exigences légales. Comprendre les sept catégories de dépenses déductibles, savoir répartir les frais partagés, amortir correctement les actifs et gérer les cas sans factures vous aidera à éviter les rejets de dépenses lors des contrôles fiscaux et à refléter fidèlement votre performance réelle. Que l'imposition soit basée sur le chiffre d'affaires ou le revenu, un suivi et une gestion systématiques des dépenses demeurent essentiels à la pérennité de votre entreprise et à une meilleure anticipation des contrôles fiscaux. GTG CRM aide les vendeurs à suivre leurs dépenses par activité et par commande, simplifiant ainsi l'agrégation des données et la préparation des déclarations fiscales.