Distinction, champ d'application et principes de traitement conformément au décret 70/2025/ND-CP

Le traitement des factures électroniques erronées est un problème courant en comptabilité et en fiscalité. Selon la nature de l'erreur et de la transaction, le vendeur peut choisir d'émettre une facture de remplacement ou une facture rectificative, conformément à la loi.

Le décret n° 70/2025/ND-CP (modifiant et complétant le décret n° 123/2020/ND-CP) a précisé la portée et les modalités d’application de ces deux formes. L’article ci-dessous en expose la nature juridique exacte, permettant ainsi de les distinguer clairement pour une application correcte.

Facture de remplacement

Concept

Une facture de remplacement est une facture électronique créée pour remplacer l'intégralité du contenu d'une facture électronique précédemment émise qui contient des erreurs graves, rendant la facture originale inutilisable à des fins de déclaration fiscale et de comptabilité.

Les factures de remplacement ont une valeur juridique indépendante et peuvent être utilisées à la place de la facture originale tout au long du processus de déclaration fiscale, de comptabilité et d'archivage.

La facture de remplacement doit clairement indiquer les éléments suivants :

"Remplacement du formulaire de facture n° ..., symbole ..., numéro ..., date ... mois ... année ...."

Quand une facture de remplacement est-elle requise ?

Une facture de remplacement est émise lorsqu'une facture initiale comporte des erreurs importantes qui ne peuvent être corrigées ou qui ne se prêtent pas à un ajustement. Voici quelques exemples typiques :

• Des numéros d'identification fiscale incorrects, que ce soit pour le vendeur ou l'acheteur, peuvent affecter la validité de la facture.
• Des valeurs de paiement incorrectes, notamment le montant, le taux d'imposition et le montant de l'impôt, entraînent des écarts dans les obligations fiscales.
• Informations incorrectes concernant les biens et services, telles que le type, les spécifications, la qualité ou les descriptions qui ne reflètent pas la transaction réelle.
• La facture est endommagée, déchirée, altérée, il manque des informations et l'intégrité de ses données n'est pas garantie.
• En cas de perte ou d'inutilisabilité d'une facture , un document de remplacement juridiquement valable est requis à des fins de déclaration fiscale.

Dans les cas susmentionnés, le maintien de la facture originale peut engendrer des risques juridiques et induire en erreur quant aux obligations fiscales ; par conséquent, l'émission d'une facture de remplacement est nécessaire.

Principes juridiques régissant l'émission de factures de remplacement.

• Les remplacements doivent faire l'objet d'un accord ou être dûment notifiés à l'acheteur, selon le type d'achat.
• Une facture de remplacement remplace intégralement la facture originale ; elles n'existent pas simultanément en termes de valeur déclarée.
• Les données de la facture de remplacement doivent être clairement liées à la facture remplacée dans le système de comptabilité et de gestion des factures.
• Les déclarations fiscales sont établies sur la base des factures de remplacement, et non sur celle des factures originales qui contenaient les erreurs.

Facture de régularisation

Concept

Une facture de rectification est une facture électronique créée pour corriger une partie du contenu d'une facture électronique précédemment émise, dans les cas où la facture originale est toujours juridiquement valable, mais où des divergences ou des changements sont survenus et nécessitent une rectification.

Une facture de rectification ne remplace pas la totalité de la facture originale, mais reflète uniquement l'augmentation ou la diminution par rapport au montant précédemment enregistré.

La facture rectifiée doit clairement indiquer les éléments suivants :

"Ajustements à la facture n° ..., symbole ..., numéro ..., date ... mois ... année ..., sauf dans certains cas spécifiques prescrits."

Quand faut-il émettre une facture de rectification ?

Conformément à la réglementation modifiée et complétée par le décret 70/2025/ND-CP, les factures rectifiées sont applicables dans les cas suivants :

Premièrement, la facture émise comporte des erreurs concernant :

• numéro d'identification fiscale
• Montant
• taux d'imposition, montant de l'impôt
• Informations sur les biens et services

et les parties ont opté pour un règlement à l'amiable plutôt que pour un remplacement.

Deuxièmement, la facture était correctement établie au moment de son émission, mais des problèmes sont survenus par la suite :

• Ajuster le montant du paiement lors du règlement.
• Ajuster la quantité et la valeur conformément aux conclusions de l'autorité compétente.

Dans ce cas, le vendeur émet une facture rectifiée qui reflète les éléments suivants :

• Valeur réduite (enregistrement) ou
• Augmentation de la valeur (entrée positive)

Conformément à la nature des transactions économiques qui en découlent.

Troisièmement, il existe des cas particuliers qui se présentent, notamment :

• Les remises commerciales sont calculées en fonction du volume des ventes et de la quantité produite.
• Retourner des biens ou des services (en totalité ou en partie)
• Ajustement et remboursement des primes dans le secteur des assurances.
• Réglementer les transactions dans les secteurs de l'immobilier et de la construction.
• Ajustement des frais de service dans les secteurs bancaire et des intermédiaires de paiement.
• Réglementation dans le secteur des télécommunications, cartes prépayées

Dans ces cas, une facture de régularisation est utilisée pour ajuster les recettes et les obligations fiscales de la période au cours de laquelle la régularisation intervient.

Principes juridiques régissant l'émission de factures de régularisation.

• Une facture de rectification n'invalide pas la facture originale.
• Les déclarations fiscales sont effectuées au cours de la période de régularisation des factures, et non rétroactivement à partir de la période précédente.
• Les ajustements doivent refléter fidèlement la nature économique de l'opération.
• Les factures d'ajustement doivent être accompagnées de documents tels que des procès-verbaux d'accord et des relevés détaillés (le cas échéant) afin de faciliter l'inspection et l'audit.

Distinguer les factures de remplacement des factures d'ajustement.

Conclure

Le choix entre une facture de remplacement et une facture de rectification ne dépend pas d'une volonté subjective, mais doit se fonder sur la nature de l'erreur et l'essence de la transaction économique.

• Des erreurs rendent la facture originale invalide : une facture de remplacement doit être émise.
• En cas de correction d'erreurs ou d'ajustements de valeur : établir une facture de rectification.

L’application correcte du format approprié assure non seulement la conformité aux lois de facturation et fiscales, mais minimise également les risques lors des contrôles et inspections fiscales et garantit la transparence des pratiques comptables.