Phần 1: Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Đăng ký kinh doanh

Bán hàng online có cần đăng ký kinh doanh không?

Trả lời: Tùy thuộc vào quy mô:

Tình huống	Cần đăng ký?
Bán hàng nhỏ lẻ, không thường xuyên	Không bắt buộc
Kinh doanh thường xuyên, có địa điểm cố định	Cần đăng ký

Lưu ý: Dù không bắt buộc đăng ký kinh doanh, bạn vẫn phải đăng ký thuế nếu có thu nhập chịu thuế.

Đăng ký kinh doanh ở đâu?

Trả lời:

• Online: Cổng Dịch vụ công Quốc gia (dangkykinhdoanh.gov.vn) (Chủ yếu cho Doanh nghiệp)
• Offline: Phòng Tài chính - Kế hoạch cấp quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh

Thời gian: 3-5 ngày làm việc.

Hộ kinh doanh có cần kế toán không?

Trả lời: Không bắt buộc:

• Hộ kinh doanh kê khai không bắt buộc có kế toán, nhưng bắt buộc phải ghi sổ sách đầy đủ
• Kế toán có thể là: chủ hộ, người nhà, hoặc thuê ngoài
• Không yêu cầu bằng cấp kế toán

Thuế và doanh thu

Doanh thu bao nhiêu thì phải đóng thuế?

Trả lời:

Doanh thu/năm	Thuế GTGT	Thuế TNCN
≤ 500 triệu	Miễn	Miễn
> 500 triệu	Phải nộp	Phải nộp

Công thức tính:

Thuế GTGT = Doanh thu × Tỷ lệ thuế GTGT (1-5%)
Thuế TNCN = Doanh thu × Tỷ lệ thuế TNCN (0.5-5%)

Bán hàng trên Shopee, Lazada thì ai nộp thuế?

Trả lời: Sàn TMĐT có nghĩa vụ khấu trừ thuế GTGT + TNCN và nộp thay người bán.

Lưu ý: Sàn TMĐT có thể cung cấp dữ liệu doanh thu cho cơ quan thuế, nên bạn cần kê khai đúng.

Tỷ lệ thuế ngành bán lẻ hàng hóa là bao nhiêu?

Trả lời:

• Thuế GTGT: 1%
• Thuế TNCN: 0.5%

Ví dụ: Doanh thu 500 triệu/năm

• Thuế GTGT = 500 triệu × 1% = 5 triệu
• Thuế TNCN = 500 triệu × 0.5% = 2.5 triệu
• Tổng thuế = 7.5 triệu đồng

Doanh thu tính thuế có bao gồm chiết khấu, khuyến mãi không?

Trả lời: Doanh thu tính thuế = Doanh thu thực thu (sau khi trừ chiết khấu, giảm giá).

Ví dụ:

• Giá gốc: 1 triệu
• Giảm giá 20%: -200,000
• Doanh thu tính thuế: 800,000 đồng

Bán hàng lỗ có phải nộp thuế không?

Trả lời: Có thể vẫn phải nộp nếu tính thuế theo doanh thu (không trừ chi phí).

Nếu muốn tính thuế theo thu nhập thực tế (doanh thu - chi phí), bạn cần:

• Đăng ký phương pháp kê khai
• Có sổ sách, chứng từ đầy đủ
• Chứng minh được chi phí hợp lệ

Hóa đơn điện tử

Khi nào bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử?

Trả lời:

• Hộ/cá nhân kê khai → phải sử dụng hóa đơn điện tử
• Trường hợp đặc biệt: Cơ quan thuế cấp hóa đơn theo lần phát sinh

Xuất hóa đơn sai thì xử lý thế nào?

Trả lời: Tùy thời điểm phát hiện:

Thời điểm	Cách xử lý
Chưa gửi cho người mua	Hủy hóa đơn, xuất lại
Đã gửi, chưa kê khai thuế	Lập hóa đơn thay thế
Đã kê khai thuế	Lập hóa đơn điều chỉnh

Lưu ý: Hóa đơn thay thế/điều chỉnh phải ghi rõ "Thay thế/Điều chỉnh cho hóa đơn số... ngày..."

Khách mua lẻ không cần hóa đơn thì sao?

Trả lời: Bạn vẫn phải:

• Ghi nhận doanh thu vào sổ sách
• Kê khai thuế đầy đủ
• Có thể xuất hóa đơn cuối ngày cho tổng doanh thu bán lẻ (ghi "Khách lẻ" trong phần người mua)

Hóa đơn điện tử có cần in ra không?

Trả lời: Không bắt buộc. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như bản giấy. Chỉ cần in khi khách yêu cầu hoặc để lưu trữ nội bộ.

Kê khai và nộp thuế

Kê khai thuế theo tháng hay theo quý?

Trả lời:

Điều kiện	Kỳ kê khai
Thuế GTGT phát sinh < 50 triệu/năm	Theo quý
Thuế GTGT phát sinh ≥ 50 triệu/năm	Theo tháng
Hộ mới thành lập	Theo quý (năm đầu tiên)

Thời hạn nộp tờ khai và tiền thuế?

Trả lời:

Kỳ kê khai	Thời hạn nộp tờ khai	Thời hạn nộp tiền
Tháng	Ngày 20 tháng sau	Cùng với tờ khai
Quý	Ngày 30 tháng đầu quý sau	Cùng với tờ khai
Năm (quyết toán)	Ngày 31/3 năm sau	Cùng với tờ khai

Lưu ý: Nộp chậm bị phạt tiền chậm nộp = 0.03%/ngày × số tiền chậm nộp.

Có thể kê khai online không?

Trả lời: Có, qua 2 cách:

1. HTKK + Cổng thuế điện tử: Lập tờ khai offline, nộp online
2. Kê khai trực tiếp: Vào thuedientu.gdt.gov.vn, kê khai và nộp luôn

Yêu cầu: Phải có chữ ký số (USB Token) để ký và nộp tờ khai.

Không có doanh thu trong kỳ có phải kê khai không?

Trả lời: Có. Nếu là hộ kê khai, bạn vẫn phải nộp tờ khai số 0 (tờ khai với doanh thu = 0).

Chi phí và khấu trừ

Chi phí nào được trừ khi tính thuế?

Trả lời: 7 loại chi phí chính:

1. Thuê mặt bằng
2. Nhân công
3. Điện
4. Nước
5. Viễn thông (Internet, điện thoại)
6. Quản lý, bán hàng (văn phòng phẩm, khấu hao...)
7. Chi phí khác (vận chuyển, quảng cáo...)

Điều kiện: Phải có hóa đơn/chứng từ và liên quan trực tiếp đến kinh doanh.

Mua hàng không có hóa đơn có được trừ chi phí không?

Trả lời: Nguyên tắc: Không hóa đơn = Không được trừ.

Ngoại lệ: Một số trường hợp được lập Bảng kê thay thế:

• Mua nông sản từ nông dân
• Thuê nhân công thời vụ
• Mua nguyên liệu nhỏ lẻ từ chợ

Thanh toán tiền mặt có được trừ chi phí không?

Trả lời:

• Giao dịch ≤ 20 triệu: Được
• Giao dịch > 20 triệu: Phải thanh toán qua ngân hàng mới được trừ

Kinh doanh tại nhà thì tính chi phí điện, nước thế nào?

Trả lời: Phải phân bổ theo tỷ lệ hợp lý:

• Theo diện tích: Diện tích kinh doanh / Tổng diện tích
• Theo công suất: Tổng công suất thiết bị kinh doanh

Ví dụ: Nhà 100m², dùng 30m² làm shop → Chi phí điện cho kinh doanh = 30% × Tổng tiền điện.

Thuê nhân viên

Thuê nhân viên có phải khấu trừ thuế TNCN không?

Trả lời: Tùy loại hợp đồng và mức lương:

Loại hợp đồng	Mức thu nhập	Khấu trừ?
HĐLĐ ≥ 3 tháng	≤ 11 triệu/tháng	Không
HĐLĐ ≥ 3 tháng	> 11 triệu/tháng	Có (5-35%)
HĐLĐ < 3 tháng	≤ 2 triệu/lần	Không
HĐLĐ < 3 tháng	> 2 triệu/lần	Có (10%)

Trả lương cho người nhà có được tính chi phí không?

Trả lời: Có, nếu:

• Có hợp đồng lao động (hoặc hợp đồng dịch vụ)
• Có bảng chấm công, bảng lương
• Có chứng từ chi tiền
• Mức lương hợp lý với công việc

Lưu ý: Vẫn phải khấu trừ thuế TNCN nếu đủ điều kiện.

Nhân viên nghỉ việc giữa năm, ai quyết toán thuế TNCN?

Trả lời:

• Nếu nhân viên có việc mới: Công ty mới quyết toán (nếu được ủy quyền)
• Nếu nhân viên không có việc mới: Nhân viên tự quyết toán tại cơ quan thuế

Phần mềm HTKK

HTKK có miễn phí không?

Trả lời: Có. HTKK là phần mềm miễn phí do Tổng cục Thuế cung cấp.

Tải về: www.gdt.gov.vn → Tìm banner "HTKK"

Máy Mac có cài được HTKK không?

Trả lời: Không trực tiếp. HTKK chỉ chạy trên Windows. Nếu dùng Mac, bạn có thể:

• Cài Windows qua Boot Camp hoặc máy ảo (Parallels, VMware)
• Kê khai trực tiếp trên web: thuedientu.gdt.gov.vn

Quên mật khẩu tài khoản thuế điện tử thì làm sao?

Trả lời:

1. Vào thuedientu.gdt.gov.vn
2. Click "Quên mật khẩu"
3. Nhập mã số thuế và email đã đăng ký
4. Làm theo hướng dẫn để đặt lại mật khẩu

Nếu không được, liên hệ Chi cục Thuế quản lý để hỗ trợ.

Phần 2: Sai lầm thường gặp cần tránh

Sai lầm về đăng ký kinh doanh

STT	Sai lầm	Hậu quả	Cách tránh
1	Nghĩ rằng bán online không cần đăng ký	Bị phạt hành chính, truy thu thuế	Đăng ký khi doanh thu > 100 triệu/năm
2	Đăng ký sai địa chỉ kinh doanh	Giấy phép không hợp lệ	Dùng địa chỉ thực tế kinh doanh
3	Không cập nhật khi thay đổi	Thông tin không khớp, khó xuất hóa đơn	Thông báo thay đổi trong 10 ngày

Sai lầm về thuế và doanh thu

STT	Sai lầm	Hậu quả	Cách tránh
1	Không kê khai doanh thu từ sàn TMĐT	Truy thu + phạt (sàn báo dữ liệu cho thuế)	Kê khai đầy đủ tất cả nguồn thu
2	Tính sai ngưỡng doanh thu	Áp sai mức thuế	Tổng hợp doanh thu từ tất cả nguồn
3	Chọn sai ngành nghề (tỷ lệ thuế)	Nộp thừa hoặc thiếu thuế	Xác nhận với Chi cục Thuế
4	Tính thuế trên giá gốc (không trừ chiết khấu)	Nộp thừa thuế	Tính trên doanh thu thực thu
5	Không kê khai khi không có doanh thu	Bị phạt vì không nộp tờ khai	Nộp tờ khai số 0

Sai lầm về hóa đơn

STT	Sai lầm	Hậu quả	Cách tránh
1	Không giữ hóa đơn mua vào	Không chứng minh được chi phí	Lưu trữ tất cả hóa đơn ít nhất 5 năm
2	Xuất hóa đơn sai thông tin nhưng không xử lý	Hóa đơn không hợp lệ	Lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh
3	Xuất hóa đơn trước khi giao hàng	Vi phạm quy định	Xuất hóa đơn khi hoàn thành giao dịch
4	Không xuất hóa đơn khi khách yêu cầu	Bị phạt, mất uy tín	Xuất hóa đơn theo yêu cầu
5	Xóa/hủy hóa đơn đã gửi cho khách	Vi phạm nghiêm trọng	Lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh

Sai lầm về kê khai thuế

STT	Sai lầm	Hậu quả	Cách tránh
1	Nộp tờ khai quá hạn	Phạt 2-25 triệu đồng	Đặt lịch nhắc trước deadline
2	Nộp tờ khai nhưng quên nộp tiền	Tiền chậm nộp 0.03%/ngày	Nộp tiền ngay sau khi nộp tờ khai
3	Chọn sai kỳ kê khai (tháng/quý)	Tờ khai bị từ chối	Kiểm tra kỹ trước khi nộp
4	Không lưu biên nhận điện tử	Khó chứng minh đã nộp	Lưu biên nhận ngay sau khi nộp
5	Dùng HTKK phiên bản cũ	Tờ khai bị từ chối	Cập nhật HTKK thường xuyên

Sai lầm về chi phí

STT	Sai lầm	Hậu quả	Cách tránh
1	Thanh toán > 20 triệu bằng tiền mặt	Chi phí không được trừ	Chuyển khoản cho giao dịch lớn
2	Tính chi phí cá nhân vào kinh doanh	Bị loại khi kiểm tra, có thể bị phạt	Tách biệt chi phí cá nhân và kinh doanh
3	Khấu hao tài sản sai thời gian	Chi phí bị loại	Theo quy định của Bộ Tài chính
4	Không phân bổ chi phí dùng chung	Chi phí bị loại khi kiểm tra	Phân bổ theo tỷ lệ hợp lý
5	Mua hàng không lấy hóa đơn	Không được trừ chi phí	Luôn yêu cầu hóa đơn

Sai lầm về nhân viên

STT	Sai lầm	Hậu quả	Cách tránh
1	Không khấu trừ thuế TNCN khi cần	Bị truy thu + phạt	Kiểm tra điều kiện khấu trừ
2	Khấu trừ thuế nhưng không kê khai	Bị phạt hành chính	Nộp tờ khai theo tháng/quý
3	Quên quyết toán cuối năm	Nhân viên không được hoàn thuế	Nộp quyết toán trước 31/3
4	Không ký hợp đồng lao động	Rủi ro pháp lý, khó tính chi phí	Ký hợp đồng với tất cả nhân viên
5	Trả lương không có chứng từ	Chi phí không được công nhận	Lưu bảng lương, chứng từ chi tiền

Sai lầm về quản lý chung

STT	Sai lầm	Hậu quả	Cách tránh
1	Không tách tài khoản cá nhân và kinh doanh	Khó quản lý, khó giải trình	Mở tài khoản ngân hàng riêng
2	Không ghi chép sổ sách	Không nắm được lãi/lỗ thực tế	Ghi chép hàng ngày hoặc dùng phần mềm
3	Không cập nhật thay đổi chính sách	Áp dụng sai quy định	Theo dõi thông tin từ cơ quan thuế
4	Tự ý sửa chữa hồ sơ thuế	Vi phạm pháp luật	Lập hồ sơ bổ sung/điều chỉnh chính thức
5	Không lưu trữ hồ sơ đủ thời hạn	Không có bằng chứng khi kiểm tra	Lưu trữ ít nhất 5-10 năm

Checklist: Tự kiểm tra tuân thủ thuế

Hàng tháng

• Tổng hợp doanh thu từ tất cả nguồn
• Lưu trữ hóa đơn mua vào
• Tính lương và khấu trừ thuế TNCN (nếu có nhân viên)
• Ghi chép chi phí vào sổ sách

Hàng quý

• Nộp tờ khai thuế GTGT, TNCN (trước ngày 30 tháng đầu quý sau)
• Nộp tiền thuế (cùng thời hạn)
• Kiểm tra tình trạng nợ thuế trên thuedientu.gdt.gov.vn

Cuối năm

• Quyết toán thuế TNCN cho nhân viên (trước 31/3)
• Kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn, chứng từ
• Sao lưu dữ liệu kế toán
• Cập nhật phiên bản HTKK mới

Khi nào cần tư vấn chuyên gia?

Nên liên hệ kế toán/tư vấn thuế khi:

• Doanh thu vượt 1 tỷ đồng/năm
• Có giao dịch xuất nhập khẩu
• Có nhiều chi nhánh/địa điểm kinh doanh
• Bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình
• Muốn chuyển đổi thành công ty

Liên hệ hỗ trợ

• Tổng đài Tổng cục Thuế: 1900 6199
• Website: www.gdt.gov.vn
• Cổng thuế điện tử: thuedientu.gdt.gov.vn
• Chi cục Thuế địa phương: Tìm theo quận/huyện của bạn

Kết luận

Từ năm 2026, hoạt động kinh doanh online và hộ kinh doanh nhỏ bước sang giai đoạn quản lý chặt chẽ hơn, dựa trên doanh thu thực tế và dữ liệu liên thông từ sàn TMĐT, ngân hàng và hóa đơn điện tử. Nhiều khái niệm cũ như ngưỡng 100 triệu hay thuế khoán không còn áp dụng, thay vào đó người bán cần hiểu rõ nghĩa vụ kê khai, ghi chép sổ sách và phân biệt đúng phần doanh thu đã được sàn khấu trừ thuế. Việc nắm sai quy định hoặc áp dụng luật cũ có thể dẫn đến kê khai sai, bị truy thu và xử phạt. Quản lý doanh thu, chi phí, hóa đơn và nhân sự một cách hệ thống ngay từ đầu là yếu tố then chốt để kinh doanh bền vững và tuân thủ đúng pháp luật trong giai đoạn mới. GTG CRM giúp bạn quản lý doanh thu, chi phí, hóa đơn và nhân viên trong một hệ thống duy nhất - giảm thiểu sai sót và đảm bảo tuân thủ thuế. Dùng thử miễn phí.